"Mentor manager uitblinkend door eenvoud"

Het programma

Mentor Manager bestaat uit 3 delen:
- De desktop applicatie
- De Addin (invoegtoepassing) voor MS Office
- De App voor android
U vindt hier een uitgebreide beschrijving van de Mentor Manager desktop applicatie, dit is de kern van het pakket. U krijgt schermafdrukken van vrijwel elk scherm te zien. Sommige afbeeldingen zeggen meer dan woorden, ik zal proberen de lappen tekst binnen de perken te houden.

Cliënt formulier - de tabbladen

Cliënten


Het cliënten formulier is het formulier waarmee Mentor manager opent. Ik gebruik deze afbeelding meteen om wat algemene dingen uit te leggen. Bovenin ziet u het hoofdmenu, daaronder een aantal tabbladen en daaronder de invoervelden van het geselecteerde tabblad, in dit geval de cliënt. Elk tabblad heeft onderaan een memo veld staan, dit is een tekstveld waarin u flinke lappen tekst kwijt kunt en waar wat simpele opmaak mogelijk is. Onder het memoveld zit u een tabel met daarin alle ingevoerde cliënten. Deze tabel is bedoeld om een overzicht te geven en ook om mee te navigeren (dwz een andere cliënt selecteren). De tabel kunt u qua grootte wijzigen of helemaal wegklappen. Helemaal onderaan ziet u nog een navigatie middel waarmee u door de records (=cliënten) kunt bladeren.

Adres


Wanneer u naar een volgend tabblad gaat, in het huidige voorbeeld het tabblad 'Adres', dan ziet u daar de adressen van de cliënt die op het eerste tabblad was geselecteerd. Onderaan ziet u altijd de naam van de geselecteerde cliënt staan, in dit geval 'Hans van Doorn'. Er kunnen dus meerdere adressen onder een cliënt worden opgeslagen. Er is er echter altijd maar een het actieve adres, de rest is dus de historie van adressen waar de cliënt voorheen heeft gewoond.

Professionele relaties van de cliënt


Professionele relaties zijn in principe bedrijven, met contactpersonen die op enige wijze een zakelijke relatie met de cliënt hebben. Deze bedrijven, alsmede de contactpersonen, worden geselecteerd uit een keuzelijst. Na selectie worden enkele gegevens over de relatie (adres, telnr e-mail enz.) opgezocht en getoond. Deze gegevens komen natuurlijk ergens vandaan, ze zijn eerder ingevoerd in het formulier voor professionele relaties, dat geopend kan worden via een klik op 'Professionele relaties' en het hoofdmenu.

Persoonlijke relaties van de cliënt


Persoonlijke relaties zullen meestal familieleden zijn.

Logboek


Het logboek is een eenvoudig formulier waarop u registreert wat u voor een cliënt heeft gedaan en hoeveel tijd u eraan heeft besteed.

ID bewijzen


Hier kunt u de paspoort, rijbewijs gegevens e.d. registreren. Mentor manager houdt dan voor u in de gaten wanneer de ID bewijzen verlopen.

Documenten


Het documenten tabblad is wellicht het belangrijkste van allemaal. Hier vindt u de documenten die aan de cliënt zijn gekoppeld. Het tabblad bestaat grofweg uit 3 delen:
- Links een mappenstructuur,
- Rechtboven de documenten in de geselecteerde map,
- Rechtonder een schermvoorbeeld van het geselecteerde document.
De mapstructuur kunt u zelf bepalen. In het hoofdmenu vindt u 'MM instellingen', daarmee kunt u de standaard mappenstructuur bepalen. Deze standaard structuur is in principe voor elke cliënt beschikbaar. In het getoonde documenten tabblad kunt u de standaardmappen niet wijzigen, wel kunt u persoonlijke mappen toevoegen, deze zijn dan alleen voor de huidige cliënt beschikbaar.
Verder kunt u documenten toevoegen en verwijderen. Samen met Mentor Manager wordt ook een invoegtoepassing (Addin) voor Word, Outlook en Excel geïnstalleerd, met die addin kunt u direct vanuit bv Word een document opslaan in Mentor manager. Documenten die niet onder de addin vallen, zoals pdf's, foto's of geluidsbestanden, kunt u alleen via het documenten tabblad toevoegen.
De grootte van het schermvoorbeeld kunt u (ten koste van de lijst met documenten) zelf bepalen of tijdelijk helemaal wegklappen. Het tonen van het schermvoorbeeld kan bij grote documenten tijdrovend zijn, u heeft daarom de mogelijkheid in 'MM instellingen' om de schermvoorbeelden te onderdrukken.

Voor de geïnteresseerde techneut: alle data, inclusief de gekoppelde documenten, zijn opgeslagen in een SQL server database.

Documenten


Het i-icoontje in de toolbar bovenaan het documenten tabblad levert het 'document eigenschappen' formulier van het geselecteerde document. Hierop kunt u zien wanneer en door wie het document is gemaakt, gewijzigd en geopend. Maar belangrijker, u vindt er ook een mogelijkheid om een herinnering aan een document te koppelen. Het voorbeeld toont de eigenschappen van een factuur-document, de herinnering staat ingesteld op een maand nadat het document gemaakt was met als herinnering 'factuur betaald'. Mentor Manager zal dus vanaf de herinnerdatum een melding over het document geven met als herinner tekst 'factuur betaald?'. In 'MM instellingen' kunt u ook nog opgeven of u de melding al voor het verlopen van de datum getoond wilt krijgen.


Het hoofdmenu

Professionele relaties

Professionele relaties - bedrijf


In dit formulier voert u de professionele relaties, met bijbehorende contactpersonen in. Deze relaties kunnen dan in het hiervoor beschreven tabblad 'Professionele relaties van de cliënt' worden geselecteerd. Professionele relaties kunnen meerdere van uw cliënten bedienen, door de gekozen opzet voert u de relatie slechts eenmaal in. Vervolgens kunt u de relatie aan meerdere cliënten koppelen.

Professionele relaties - contactpersoon


Het scherm voor de professionele relaties werkt vergelijkbaar met het cliënten formulier. Het eerste tabblad (in dit geval 'Bedrijf') is leidend, op het tweede tabblad 'contactpersonen' kunt u meerdere contactpersonen koppelen aan het bedrijf.



Sjablonen


Mentor manager biedt de mogelijkheid om data uit het programma met Word documenten samen te voegen. De term sjablonen duidt hier niet op Word sjablonen, bestanden met bv extensie '.dotx'. Tijdens de installatie van Mentor manager worden standaard enkele sjabloon bestanden meegeleverd. Deze bestanden zijn vooral als voorbeeld bruikbaar, om te begrijpen hoe het sjablonen systeem in Mentor manager werkt.
Wanneer u zo'n meegeleverd bestand opent via de 'Sjablonen' menu optie, zonder het vinkje 'Data uit Mentor manager in sjabloon invoegen', dan opent u het sjabloon bestand, zoals het werkelijk is. U ziet daarin dan allerlei codes die tussen hekjes staan, bv ##ClientRoepnaam##. Voor nagenoeg elk veld uit Mentor manager bestaat er een gecodeerde variant. Als u in het 'Open sjabloon' formulier wel het vinkje 'Data uit Mentor manager in sjabloon invoegen' had gezet, dan was na het openen het gecodeerde veld ##ClientRoepnaam## vervangen door de ropenaam van de geselecteerde cliënt.
De vraag rijst nu hoe u de gecodeerde veldnamen te weten komt? U kunt in de voorbeeld documenten kijken, maar makkelijker en ook minder foutgevoelig is om Mentor manager zelf die gecodeeerde namen te laten plaaten. U kunt dat doen door Mentor manager en Word naast elkaar te openen. Vervolgens gaat u in Mentor manager naar het Cliënten tabblad en sleept bvb het tekstveld voor de roepnaam naar het Word document. In Word komt dan ##ClientRoepnaam## te staan. Deze sleep actie kunt u met vrijwel alle welden uit Mentor manager uitvoeren.
Op deze wijze kunt u zelf sjablonen van uw eigen standaard brieven maken, met uw eigen logo, koptekst, voettekst enz.

Herinneringen


Mentor Manager helpt u bepaalde zaken te herinneren. Zo krijgt u herinneringen aan verjaardagen van cliënten, verlopende ID bewijzen en documenten die opgevolgd moeten worden. Bij de 'MM instellingen' kunt u per type herinnering aangeven of u herinnert wilt worden en hoelang van tevoeren de herinnering gegegeven moet worden. Als er iets te herinneren valt, zal het herinneringen formulier bij opstart van Mentor Manager te zien zijn. U kunt de herinneringen ook terugroepen via het hoofdmenu. Wanneer u op een herinnering dubbelklikt, zal het onderliggende cliënten formulier naar het betreffende item navigeren.

MM instellingen

Map structuren


Hier kunt u mapstructuren opzetten. U kunt eventueel verschillende mapstructuren naast elkaar definiëren voor verschillende types cliënten. Voor elk 'boompje' kunt u afzonderlijk bepalen aan welke cliënt u het wilt koppelen.

Structuren per cliënt


Hier kunt u voor elk boompje afzonder bepalen bij welke cliënt u het wilt gebruiken. Na het invoeren van een nieuwe cliënt moet u in principe ook opgeven welke boompjes bij die cliënt beschikbaar moeten zijn. U kunt ook automatisch alle beschikbare boompjes koppelen bij het invoeren van een nieuwe cliënt. Dit kunt u opgeven middels een vinkje op het tabblad 'Instellingen voor bestanden'. Alle aangevinkte boompjes zijn vervolgens beschikbaar in de mapstructuur op het tabblad Documenten.

Sjablonen


Hier beheert u de in het programma beschikbare sjablonen. U kunt de mapstructuur voor de sjablonen wijzigen en u kunt sjabloondocumenten toevoegen en verwijderen.

Instellingen voor bestanden


Menor Manager slaat bestanden op in een SQL server database. Een programma als Word kan geen bestanden uit een database lezen. Wanneer er dus bv een Word bestand wordt geopend dan is het noodzakelijk dat dit bestand normaal op de harde schijf van uw PC wordt opgeslagen, pas dan kan Word het openen. Hetzelfde is vaak het geval met de documentvoorbeelden die in Mentor Manager zelf worden getoond. De bestanden moeten dus vanuit de database ergens op schijf worden opgeslagen, standaard gebruikt Mentor Manager daarvoor de Windows 'temp' map. Als u een andere map wilt gebruiken dan kunt u dat hier aangeven.
Het vinkje 'Bij het toevoegen van een cliënt automatisch alle mapstructuren koppelen' betekent zoveel als er staat, maar is hierboven ook al beschreven onder het kopje 'Structuren per cliënt'.
Het tonen van voorbeelden van documenten wanneer een document wordt geselecteerd, kan veel capaciteit van uw PC vragen, met name wanneer het grote documenten betreft. Om dit te voorkomen kunt u hier pet soort bestand opgeven of u daarvan voorbeelden wilt zien. U kunt overigens ook het tonen van voorbeelden (tijdelijk) voorkomen door de voorbeeldweergave van tabblad 'Documenten' op het cliëntenformulier weg te klappen.

Herinneringen


U kunt hier per type herinnering aangeven of u herinnert wilt worden en hoelang van tevoren de herinnering gegeven moet worden. Als er iets te herinneren valt, zal het herinneringen formulier bij opstart van Mentor Manager te zien zijn. U kunt de herinneringen ook terugroepen via het hoofdmenu. Wanneer u alle vinkjes uit zet en dus nergens aan herinnert wilt worden, dan zal het formulier ook niet meer tijdens opstart van Mentor Manager verschijnen.

MM updates

MM updates is een ingebouwd systeem om Mentor Manager zichzelf te laten updaten. Tijdens de opstart ziet u tijdelijk het opstartscherm (het donkere scherm met het logo). Op dat scherm staat ook het versienummer van uw programmatuur. Wanneer er een nieuwere versie beschikbaar is dan zal Mentor Manager dat detecteren en achter het huidige versienummer melden dat er een nieuwe versie beschikbaar is. U kunt deze informatie ook terug vinden op het informatiescherm dat u kunt oproepen via menu 'MM info'.
Om die nieuwere versie te activeren, klikt u in het hoofdmenu op 'MM updates'. Daarna gaat eigenlijk alles vanzelf, maar ik zal toch even toelichten wat er dan gebeurt. Indien er een nieuwe versie beschikbaar is zal Mentor Manager eerst 'MMupdater' downloaden. Nadat die download klaar is, wordt MMupdater gestart en Mentor Manager zelf wordt afgesloten. MMupdater heeft administrator rechten nodig, dus er zal een Windows melding komen waarin u wordt gevraagd deze rechten te verstrekken. MMupdater controleert eerst of alle toepassingen waarin 'Mentor Manager Addin' wordt gebruikt (Word, Excel en Outlook), zijn afgesloten en gaat vervolgens de programmabestanden van Mentor Manager en van de Addin downloaden en vervangen op uw PC. Zodra MMupdater klaar is wordt hij vanzelf afgesloten en kunt u Mentor Manager weer starten.

MM info

Dit informatie scherm geeft u informatie over de programmatuur:
  • De versie van uw Mentor Manager, hier wordt versie nummer getoond en er wordt weergegeven of er een nieuwere versie beschikbaar is en wat daarvan dan het versienummer is. Daarnaast wordt weergegeven of u de 32 of 64 bits versie van Mentor manager gebruikt.
  • De database instellingen en het versienummer van de database.
  • Licensie gegevens.